Was bedeutet hybrid?

Eine hybride Konferenz bedeutet, dass Teilnehmende sowohl vor Ort als auch online an der Konferenz teilnehmen. Ebenso können Vortragende vor Ort oder vom Home Office oder aus ihrem Unternehmen vortragen. Im folgenden soll auf die Auswirkungen eingegangen werden, die eine hybride Konferenz für die einzelnen teilnehmende Gruppen haben.

Was bedeutet hybrid für Teilnehmende?

Teilnehmende können sich aussuchen, ob sie vor Ort an der Konferenz teilnehmen möchten oder online vom Home Office oder im eigenem Unternehmen die Konferenz verfolgen möchten. Für Teilnehmende vor Ort gibt es keine Einschränkungen im Vergleich zu einer reinen Präsenzkonferenz, es gibt sogar einen entscheidenden Vorteil: Da alle Vorträge über Zoom aufgezeichnet werden, können sich die Teilnehmenden im Nachgang die Vorträge nochmal ansehen, die sie nicht gesehen haben.

Interaktive Elemente wie Workshops oder Intensiv Coachings werden nicht hybrid angeboten, da hier die Qualität zu sehr leiden würde. Wir werden diese Formate jedoch sowohl für Präsenz Teilnehmer vor Ort, als auch für Online Teilnehmer anbieten, dabei aber keine Mischung dieser beiden Teilnehmerarten vornehmen.

Was bedeutet hybrid für Vortragende?

Im Vergleich zu einer reinen Präsenzkonferenz ergeben sich kleinere Änderungen für Vortragende. Generell steht in jedem Vortragsraum ein Präsentationsrechner der HLMC, der von den Vortragenden gerne genutzt werden kann. Dieser Rechner ist bereits vollständig verkabelt mit der Konferenztechnik und es ist ein Zoom Client installiert. Vortragende können ihren Vortrag auf einem USB Stick spielen und auf den Präsentationsrechner übertragen. Gerne können Sie uns Ihren Vortrag auch per Mail zukommen lassen, dann ist er bereits auf dem Präsentationsrechner, wenn Sie zur Konferenz kommen.

Vortragende, die ihren eigenen Rechner benutzen möchten, müssen dabei folgendes beachten:

  1. Es muss ein Zoom Client auf dem Rechner installiert sein
  2. Sowohl die Audio als auch die USB Anschlüsse dürfen nicht gesperrt sein (Anschluss für die Tonübertragung vom Mikrofon sowie für den Presenter zur Weiterschaltung der Folien)
  3. Der Rechner muss über eine integrierte Kamera verfügen, auf die Zoom zugreifen kann

Beim Vortrag müssen die Vortragenden darauf achten, dass sie sich nicht aus dem Kamerabild herausbewegen, da die Online Teilnehmer sie sonst nicht mehr sehen. Dazu werden wir einerseits den von der Kamera erfassten Bereich abkleben, so dass die Vortragenden eine Orientierung haben, andererseits wird ein Präsentationstisch und Stuhl bereitgestellt, so dass die Vortragenden auch im Sitzen referieren können.

Was bedeutet hybrid für Sponsoren und Aussteller?

Sponsoren und Aussteller haben zusätzlich zu ihrem Stand vor Ort auch noch die Möglickeit über Zoom mit den Online Teilnehmern zu kommunizieren. Jeder Sponsor bzw. jeder Aussteller erhält dafür 2 Online Zugänge.

Was bedeutet hybrid für Moderatoren?

Für Moderatoren wird der Aufwand im  Vergleich zu einer reinen Präsenzkonferenz etwas höher, da sie auch gleichzeitig Host in Zoom sind. Dazu wird neben dem Tisch für Vortragende ein zweiter Tisch für Moderatoren aufgebaut. Moderatoren müssen bei einer hybriden Konferenz ihren eigenen Rechner mitbringen, auf dem ein Zoom Client installiert ist. Den genauen Ablauf bekommen Moderatoren in der Woche vor der Konferenz in einem kurzem Online Briefing erläutert. Ferner erhalten alle Moderatoren auf der Konferenz eine Einweisung in die Technik von unserem Konferenztechniker. Dieser wird auch über den gesamten Konferenzzeitraum für Fragen zur Verfügung stehen.

Sie haben noch Fragen zum hybriden Konzept? Schreiben Sie uns eine Mail, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Copyright © 2021 HLMC Events GmbH